Buchhaltung neu denken bietet Mehrwert
CHEFINFO: Buchhaltung empfinden viele Unternehmen einfach nur „lästig“. Sie rufen dazu auf, Buchhaltung neu zu denken bzw. sehen sogar, dass sie einen Mehrwert bringen kann. Wie meinen Sie das konkret?
Andreas Payer: Wir durchleben in unserer Branche derzeit eine spannende Transformationsphase. Das Spektrum reicht von traditionellen „Schuhschachteln“ mit physischen Belegen bis hin zu volldigitalisierten, hocheffizienten Prozessen – mit sämtlichen Zwischenstufen. Unser Ansatz ist es, Unternehmen an ihrem jeweiligen Digitalisierungsstand abzuholen und ihnen gleichzeitig das sinnvoll mögliche Optimierungspotenzial zu verdeutlichen. Digitale Prozesse generieren in der Regel Mehrwert: Sie reduzieren den Administrationsaufwand deutlich. Das spart Ressourcen und senkt Kosten. Kürzere Buchhaltungszyklen ermöglichen eine unmittelbare Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs direkt aus der Buchhaltung sowie eine professionelle Durchführung des Mahnwesens. Unsere digitalisierten Mandanten erhalten in ihre Banking-App alle anstehenden Zahlungen fertig zur Freigabe. Wir sind kein bloßer Erfüllungsgehilfe des Finanzamts, sondern bieten den Unternehmen einen ganz konkreten Mehrwert.
Wie sieht dieser digitale Prozess konkret aus?
Payer: Wir stellen unseren Mandanten eine gemeinsame Plattform für ihre Belegablage zur Verfügung. Eingehende Belege werden vom Klienten unmittelbar dort abgelegt. Idealerweise prüft das Unternehmen Belege einmalig beim Upload und übergibt alle weiteren Schritte an unsere Experten. Viele Daten, wie z. B. Bankauszüge oder Registrierkassenumsätze, holen wir direkt digital beim Dienstleister ab. Dadurch entsteht ein kontinuierlicher Prozessablauf und der berüchtigte 15. des Monats entfällt als Stressfaktor. Das Prinzip: Prüfen – digital ablegen – erledigt. Belege und Rechnungen müssen nicht mehrfach ausgedruckt, kopiert, abgelegt und in die Hand genommen werden. Das frustriert und birgt Fehlerquellen. In unserer Kanzlei werden diese hochgeladenen Belege bzw. die direkt ausgelesenen Daten mithilfe modernster Tools und teilweiser KI-Unterstützung hochprofessionell weiterverarbeitet. Diese durchgängig digitale Buchhaltung stellt den Kunden offene Zahlungen unterschriftsreif in der Banking-App zur Verfügung. Dadurch ersparen sich unsere Klienten die Erfassung und Verwaltung der Bankzahlungen (Lieferanten, Gehälter, Abgaben etc.) – Skonto-Optimierung inklusive! Die endgültige Freigabe von Zahlungen liegt ausschließlich beim Mandanten. Außerdem können wir jederzeit mit dem Mandanten das laufende Geschäftsjahr bewerten und steueroptimierte Strategien entwickeln, besonders bei Investitionsentscheidungen. Auf diese Weise generiert ein optimierter Prozess beträchtlichen Zusatznutzen.
Wird der Prozess kostengünstiger, wenn man nicht mehr jeden Beleg mehrmals in die Hand nehmen muss?
Payer: Das ist tatsächlich der Fall. Bei durchdachter Prozessgestaltung entfallen die Kosten für die Buchhaltungssoftware im Unternehmen und es werden Personalressourcen frei – nicht nur für die Buchhaltung selbst, sondern ebenso für Bankabwicklung und Mahnwesen. Zudem ist eine professionelle Buchhaltung mit integrierten digitalen Belegen die Basis für eine kosteneffiziente Abschlusserstellung durch den Steuerberater.
Wie reagieren Ihre Mandanten auf diesen Ansatz? Herrscht Skepsis vor oder lassen sie sich leicht überzeugen?
Payer: Das ist oftmals eine Generationsfrage. Junge Gründer sind meistens digital hochaffin und suchen bewusst einen Steuerberater, der digital arbeitet und denkt – sie setzen es voraus. Bei etablierten Unternehmen besteht zum Teil eine gewisse Zurückhaltung gegenüber dem Einsatz von digitalen Tools sowie Prozessveränderungen. Wir stoßen häufig auf das Mantra: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Oft fehlen schlichtweg die Phantasie und das Wissen darüber, welche Möglichkeiten existieren. Wir versuchen zu überzeugen. Je mehr dieses Thema in Unternehmerkreisen diskutiert wird und die Vorteile sichtbar werden, desto stärker etabliert es sich.
Österreich ist bemerkenswert gut aufgestellt beim E-Government. Finanz-Online bietet exzellente Tools. Warum herrscht dennoch Zurückhaltung bei digitalen Buchhaltungsprozessen?
Payer: Das stimmt: Unser Finanz-Online ist europaweit sogar führend. Bei E-Government-Themen sind wir gut aufgestellt und sehr effizient. Provokant formuliert: Jeder, der sich über Bürokratie beklagt, sollte zunächst seine internen Prozesse überdenken und im eigenen Unternehmen optimieren. Es lohnt sich außerordentlich, dort genauer hinzusehen. Man kann sich dadurch Kosten und Ärger ersparen. Den klassischen Buchhalter gibt es ohnehin nicht mehr. Wir sind zu Prozessbegleitern im Rechnungswesen geworden. Das Berufsbild hat sich grundlegend gewandelt: Es ist ein vitaler, innovativer und dynamischer Beruf unter Nutzung modernster technischer Möglichkeiten.
