Netzwerken bleibt Trumpf

Die Tagungs- und Seminarbranche zeigt sich in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten erstaunlich robust, befindet sich jedoch gleichzeitig in einem tiefgreifenden Wandel. „Kongresse und Seminare gehören zu den krisenresistentesten Veranstaltungsformaten überhaupt“, sagt Thomas ­Ziegler, Geschäftsführer des Design Centers Linz. Besonders medizinische Kongresse hätten sich als stabiler Anker erwiesen. Der Grund dafür liege in ihrer Finanzierungsstruktur: Teilnahmegebühren würden häufig von Krankenhäusern, Universitäten oder Forschungseinrichtungen übernommen, während die Pharma­industrie als Aussteller und ­Sponsor einen wesentlichen Teil der Wertschöpfung sichere. „Rund 70  Prozent der österreichischen Kongresse sind medizinisch geprägt“, schätzt Ziegler. Konjunkturelle Schwächephasen oder verhaltenes Wirtschaftswachstum wirkten sich auf dieses Segment daher kaum aus.
 

Gleichzeitig spiele die Standortfrage eine entscheidende Rolle. Während Wien, Graz oder Innsbruck auf jahrzehntelange Kongress-Traditionen zurückblicken können, müsse sich Linz diesen Status erst erarbeiten. Historisch gewachsene Netzwerke, etwa rund um Universitätskliniken, fehlten teilweise noch. Dennoch sieht Ziegler klare Vorteile: „Wenn man in Linz einen Zirkel mit 250 Kilometern Radius zieht, erreicht man rund 90 Prozent der österreichischen Bevölkerung.“ Diese zentrale Lage sei für nationale Kongresse ein starkes ­Argument. Nachteile wie der fehlende internationale Linienflugverkehr würden zunehmend durch moderne Infrastruktur und hohe technische Standards kompensiert. In den vergangenen Jahren wurde massiv in Glasfaser, Streaming-Technologie und hybride ­Veranstaltungsformate investiert. Reine Online-Kongresse hätten sich langfristig nicht durchgesetzt, wohl aber hybride Modelle als Ergänzung. „Menschen sind geboren, um sich zu treffen“, sagt ­Ziegler. Digitale Formate könnten Wissen vermitteln, aber den informellen Austausch, das Gespräch in der Kaffeepause oder am Abend ersetzen sie nicht. 
 

Deutlich stärker im Wandel befindet sich hingegen das klassische Firmenseminargeschäft. Günther Lengauer, Leiter des Seminarbetriebs im Bildungszentrum Sankt Magdalena, beobachtet seit ­Jahren eine schleichende, aber klare Veränderung. „Wir sehen, dass die Gruppen kleiner werden und Entscheidungen deutlich kurzfristiger fallen“, sagt Lengauer. Während früher im Jahresschnitt mehr als 20 Personen pro Seminar üblich waren, liege die durchschnittliche Gruppengröße heute spürbar darunter. Parallel dazu sinke die Zahl mehrtägiger Seminare mit Übernachtung. „Tagesseminare gewinnen stark an Bedeutung, mehrtägige Formate mit mehreren Nächtigungen sind mittlerweile die Ausnahme.“ Der Rückgang der ­Übernachtungszahlen um bis zu 15 Prozentpunkte sei ein deutlicher Indikator für diesen Trend.
 

Für Betreiber von Seminar- und Kongresshäusern bedeutet diese Entwicklung vor allem eines: Flexibilität wird zur Überlebensfrage. Kurzfristige Buchungen, spontane Verschiebungen und auch Stornierungen gehören mittlerweile zum Alltag. Günther Lengauer beobachtet dabei vor allem eine neue „Unverbindlichkeit“ am Markt: Seminare würden oft erst sehr spät fixiert – und ebenso kurzfristig wieder abgesagt. Gleichzeitig müsse der Betrieb dennoch funktionieren, denn Räume, Personal und Infrastruktur können nicht erst dann organisiert werden, wenn der Kunde endgültig zusagt. „Wir müssen trotzdem da sein. Wir stellen die Sachen zur Verfügung, wir stellen die Räume zur Verfügung“, erklärt Lengauer. Klassische Stornoregelungen treten deshalb häufig in den Hintergrund, stattdessen wird versucht, gemeinsam mit den Kunden Ersatztermine zu ­finden. „Man einigt sich dann halt auf Nachfolge­termine“, sagt Lengauer, auch weil harte Stornobedingungen im intensiven Wettbewerb rasch zu Kundenverlust führen können. Entscheidend sei, flexibel auf die jeweilige Situation zu reagieren und Lösungen zu finden, die für beide Seiten tragbar sind. „Erfolgreich bin ich, wenn ich flexibel auf die Bedürfnisse der Kundinnen eingehe und maßgeschneiderte Lösungen anbiete“, fasst er zusammen.
Parallel dazu sind die qualitativen Erwartungen deutlich gestiegen. Technische Grundausstattung, wie Beamer oder Standardpräsentationstechnik, gilt heute als selbstverständlich – darüber werde kaum noch diskutiert. Viel wichtiger sind Zuverlässigkeit, reibungslose Abläufe und persönliche Betreuung. Lengauer betont, dass gerade die Details über die Qualität eines Seminarhauses entscheiden: „Dass man jeden Stift überprüft, dass die Flipcharts passen, dass das alles in Ordnung ist – das sind banale Kleinigkeiten, die aber sehr vielen auffallen.“ Besonders Trainer seien in diesem Punkt anspruchsvoll. „Trainer sind extrem sensibel“, sagt Lengauer. „Bei uns reicht es, wenn sie fünf Minuten vor Beginn kommen, weil sie wissen, dass alles passt.“ 
 

Ein strukturelles Thema bleibt für beide Bereiche die ausgeprägte Saisonalität. Schulferien, Sommermonate und neue Ferienformate wie Herbstferien gelten branchenweit als kaum verkaufbar. „Unser Geschäft ist B2B – und das findet nicht in den Ferien statt“, erklärt Ziegler. Kreative Konzepte hätten daran bislang wenig geändert, gleichzeitig seien diese Phasen wichtig, um Personalres­sourcen zu schonen und Urlaubszeiten zu ermöglichen. Trotz aller Veränderungen sind sich beide Branchenvertreter in einem Punkt einig: Der Kern des Geschäfts bleibt die persönliche Begegnung. Hybridformate und Online-Meetings haben ihren Platz gefunden, ersetzen aber nicht das direkte Miteinander. „Ein Kaffee oder ein  Glas Wein kann kein digitales Medium ersetzen“, sagt Ziegler. 
In einer Zeit zunehmender Digitalisierung gewinnt genau dieser Aspekt wieder an Bedeutung. Die Tagungs- und Seminarbranche verändert sich – ihr Fundament aus persönlichem Austausch, Vertrauen und Begegnung bleibt jedoch bestehen.