Messe-Manager und Matchmaker

Vergangenes Jahr war laut dem „Meeting Industry Report ­Austria 2024“ ein Rekordjahr der Tagungsbranche in Österreich. 27.368  gemeldete ­Veranstaltungen bedeuten ein Plus von 4,7 Prozent im Vergleich zu 2023. Bei den Teilnehmerzahlen freut man sich sogar über ein Plus von 9,9 Prozent auf 1,83 Millionen Besucher. Laut Austria Tourism geht der überwiegende Großteil der ­Branche auch in den nächsten Jahren von einer steigenden oder zumindest gleich­bleibenden Teilnehmeranzahl aus. Ein begrüßenswerter Trend seit den Jahren der Pandemie. Apropos Pandemie:
 

„Am ersten Tag wurden bei uns verständlicherweise alle Veranstaltungen storniert und wir mussten das ­gesamte Team in Kurzarbeit schicken“, erzählt Markus Tückmantel, Geschäftsführer des Welser Unternehmens dMAS. Die Softwarefirma produzierte bereits seit 2009 zahlreiche digitale Tools, die Messen und andere Veranstaltungen verbessern sollten. Doch zwei Wochen nach dem ersten Corona-Schock erkannte Tückmantel das Potenzial. „Innerhalb weniger Tage haben wir damals unsere eigene Plattform für digitale Messen –  ‚XPO‘ – auf die Beine gestellt“, erhellt er, „nur durch Akquise per E-Mail-Marketing haben wir in drei Monaten über hundert Termine mit Neukunden abgehalten.“ In den ­Pandemiejahren boomte das Geschäft und dMAS setzte zahl­reiche digitale Veranstaltungen um – inklusive digitaler Messestände, Live-Bühnenprogramm, Video- und Text-Chats, digitaler Messetasche und vieles mehr. Das Team wuchs von fünf auf zwölf Mitarbeiter. Doch die Pandemie ebbte ab. Und dMAS? „Genauso schnell wie sich dieser Markt entwickelt hatte, war er nach der Öffnung von Live-Events wieder verschwunden.“
 

Auch wenn digitale Messen heute ­keine große Rolle mehr spielen, haben ­Messeveranstalter und -besucher spätestens während der Pandemie zahl­reiche digitale Tools lieben gelernt. Neben ­Themen wie der digitalen Registrierung, die heute obligatorisch ist, sieht Tückmantel in der digitalen Vernetzung ein wichtiges Zukunftsthema. Haben Veranstalter keine digitalen Vernetzungsmöglichkeiten geschaffen, helfen sich Besucher selbst und greifen auf ­Social Medias wie ­LinkedIn zurück. dMAS stellt hier selbst Lösungen mit QR-Codes bereit. „Die Visitenkarten werden jedenfalls deutlich weniger“, hält ­Tückmantel fest. Und auch bei den Messeunterlagen sieht er einen Trend, der vom gedruckten Papier wegführt. Digitale Messetaschen sind umweltfreundlicher und kostengüns­tiger. Aussteller können ihre eigenen Prospekte und Kataloge den Interessierten digital übergeben. ­Gerade fasst aber auch ein anderer Service Fuß in der Branche: das Lead Tracking. Dabei handelt es sich um die Erfassung und Nachverfolgung von potenziellen Kunden. Kontakte werden digital ausgetauscht und können im Nachgang bearbeitet und analysiert werden, um den Messeerfolg zu maximieren. Doch nicht alle schlauen Einfälle hatten in der Vergangenheit Erfolg.
 

Besonders erfolgreich im Vernetzen sind Online-Dating-Plattformen. Rund ein Drittel aller Liebespaare ­finden sich heute über einschlägige Portale. Das behauptet zumindest der ­„Summer Love Report 2024“ von Parship.at. Bei der Partnersuche ist es heutzutage Usus, das Gegenüber auf Dating-Seiten digital zu durchleuchten und anschließend ein Date zu vereinbaren. Ein ­Service, den sich viele auch im Geschäftsleben wünschen, um nichts dem Zufall zu überlassen. „Gerade auf großen Messen oder bei sehr gefragten Ausstellern ist es oft schwierig, spontan ein intensives Gespräch zu führen“, so Tückmantel, „vorab vereinbarte Termine schaffen hier Verbindlichkeit und Struktur. Für beide Seiten.“ dMAS bietet solche Terminvereinbarungen zum Beispiel bei Messeständen als integrierten Service an. Doch eine Messe-Innovation, die zumindest beim Namen ebenfalls von Dating inspiriert wurde, hat wohl keine Zukunft: das „Matchmaking“. Dabei geben Besucher vorab ihre Interessen und Bedürfnisse in einem Formular an und werden anschließend mithilfe eines Algorithmus an Aussteller vermittelt, die zu ihren Profilen passen. Auch dMAS bot diesen Service an, die Rückmeldungen waren jedoch durchwachsen. „Uns hat der Markt widergespiegelt, dass die Qualität der Kontakte problematisch ist“, erklärt Tückmantel, „viele der Teilnehmer, die solche Systeme aktiv nutzen, sind selbst auf der Suche nach Kontakten. Das heißt, es treffen vor allem Suchende auf Suchende, aber nur selten wirkliche Entscheider.“ Hochwertige Kontakte waren von der Flut an Anfragen hingegen eher genervt. Aus eben jenem Grund hat Tückmantel entschieden, Matchmaking in dieser Form nicht mehr aktiv anzubieten. Zumindest bei den Messen brauchen wir also noch keine Dating-Algorithmen. Dennoch, Aufgabe der Messeveranstalter wird es zukünftig sein, den physischen Händedruck bereits digital vorzubereiten.