Wer nicht digitalisiert, der verliert

Österreichs KMU hinken beim Digitalisierungsgrad im internationalen Vergleich gewaltig hinterher. Alle? Nicht alle … einige wenige sind ihrer Zeit voraus.
Autor: Jürgen Philipp, 10.12.2021 um 07:00 Uhr

Als die Mutter von Georg Ober­eder 1967 eine Trafik in Unterweißenbach eröffnete, gab es das Wort „Digitalisierung“ in der Geschäftswelt noch nicht. Kein Wunder, erst zwei Jahre später ging das Arpanet als Vernetzung von Computern an US-Universitäten in Betrieb und legte zugleich damit den Grundstein des heutigen Internets. Dennoch war Georg Obereder, als er 1995 den Familienbetrieb übernahm, bereits Feuer und Flamme für die neue Technologie: „Selbst Weltmarktführer Philip Morris spricht heute davon, dass es in zehn Jahren ­keine herkömmlichen Zigaretten mehr geben wird. Da muss man sich etwas überlegen.“ Der gelernte Großhandelskaufmann, der seine Lehre im Papierhandel mit Schwerpunkt Büroartikelhandel abschloss, nutzte sein Wissen proaktiv: „Ein Jahr, nachdem Jeff Bezos Amazon gegründet hatte, habe ich mich bereits mit den Möglichkeiten der Digitalisierung beschäftigt. Ich habe schnell gemerkt, wohin die Reise geht.“ Heute betreibt Obereder drei Webshops, einen für Bücher und Spiele, einen für Büroartikel und einen für individualisier­bare Stempel – und schlägt dabei sogar den US-Handelsgiganten beim ­Thema „Geschwindigkeit“. „Wer in meinem Buchshop bis 12 Uhr bestellt, kann sich die Ware schon am nächsten Tag abholen und zwar ganz ohne Zusatzkosten.“

Schneller als Amazon

Den Obereders scheint Digitalisierung in den Genen zu liegen. Georg Ober­eders Bruder Oskar gründete 1994 mit Silver Server einen der ersten Internet-Serviceprovider Österreichs. „Mein Bruder hat in Wien die ganze Szene aufgemischt, da bin ich irgendwie mit hineingerutscht.“ Dennoch ist er durch und durch Fan des stationären Handels. „Der stationäre Handel hat definitiv seine Berechtigung. Selbst Amazon macht ein Geschäft in England auf. Die Leute wollen reden, sie wollen einen lachen sehen, sie wollen jemanden haben, der sie berät.“ Schon vor 20 Jahren betrieb Obereder die erste Website, seit über fünf Jahren setzt er auf seine Web­shops. Den Spruch „Wer nicht mit der Zeit geht, muss mit der Zeit gehen“ hat der Unternehmer verinnerlicht. „Ich habe mich schnell mit digitaler Kundenbindung beschäftigt. Wir haben Unternehmen in Oberösterreich wie ‚hello again‘ oder das Produkt ‚mobile-pocket‘ von ­bluesource aus Hagenberg. Deshalb gibt es nun eine Obereder-App von ­bluesource. Das Smartphone hat schließlich jeder dabei, egal, ob im Geschäft oder beim Einkaufen im Webshop.“ Allein 14 Millionen Titel an Büchern und Spielen kann man bei Obereder über die Webschnittstelle zu seinen Lieferanten bestellen. „Natürlich dauerte es ein wenig, bis das Ganze in Schwung kam und sich die Investitionen rentieren, aber gerade bei gewerblichen Kunden – in meinem Fall bei der Büroartikelbestellung – geht zu 90 Prozent alles nur mehr online.“ Die Pandemie gab den Extra-Kick: „Bei Büchern und Spielen habe ich ­erfreulicherweise gesehen, dass meine Kunden bei den drei Lockdowns ganz bewusst beim kleinen Händler ums Eck eingekauft haben.“

Amazon: Chance statt Gottseibeiuns

Wohin die Reise noch gehen wird, ist aber selbst ihm nicht klar: „Zu weit nach vorn kann man nicht schauen, da tut sich zu viel. Ich bin kein Wunderwuzzi, aber ich halte ständig die Augen offen, um die Chancen der Digitalisierung zu nutzen.“ Chancen, die ihm einen neuen Kundenkreis eröffnet haben. So werden ­Stempel über den Onlineshop in Österreich und Deutschland angeboten. Die großen Digital-Giganten sieht er übrigens als Partner – selbst für kleine Unternehmen. ­„Amazon verkauft mehr als die Hälfte seiner Produkte über Markets. Seine Einkaufsmacht stammt also auch viel von kleinen Händlern. Bei eBay stecken überhaupt nur Händler dahinter. Amazon ist für mich daher nicht der personifizierte Teufel, sondern auch eine Chance. Damit habe ich nicht nur die Bewohner der Mühlviertler Alm als Zielgruppe – und Hand aufs Herz: Warum sollte ich mich mit dem reichsten Mann der Welt anlegen?“

Verpflichtung zur Digitalisierung

Im Gegensatz zu Jeff Bezos ist Georg Obereder für seine Kunden greifbar und bekommt analoges sowie digitales Feedback. Der persönliche Kontakt – auch über die Chatfunktion online – ist für ihn nach wie vor ein zentraler Erfolgsfaktor. „In dem Geschäft steckt mein Leben und mein ganzes Herzblut drin. Ich habe mit 20 Jahren das Geschäft übernommen, zu einer Zeit, wo andere Party gemacht haben.“ Deshalb ist es für den heute 47-Jährigen doppelt schön zu sehen, dass der Kunde seine digitalen und analogen Bemühungen honoriert, denn: „Es macht mir nicht nur Spaß, als Händler an der Peripherie die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen, sondern ich fühle mich sogar dazu verpflichtet.“

Für die Digitalisierung brennen sogar Brandverhüter

Papierbestellungen wird Georg ­Obereder von der Österreichischen Blitzschutzgesellschaft (BS), einer Tochterfirma der BVS – Brandverhütungsstelle für OÖ Reg. Gen.m.b.H., wohl eher nicht erhalten. Das Unternehmen ist bereits seit einigen Jahren papierlos und hat sich schon frühzeitig mit den Chancen der Digitalisierung beschäftigt. Das technische Büro konzipiert und prüft unter anderem Blitzschutzanlagen, erstellt Brandgutachten und testet Baustoffe auf Feuerfestigkeit. IT-Leiter Harald Gruber begleitet den digitalen Umbau seit vier Jahren. „Wir sind in allen Bereichen dabei, auch die letzten Schritte zu digitalisieren.“ Jede der vier Einheiten der Unternehmensgruppe mit verschiedenen Bereichen und Aufgabenstellungen hat andere Anforderungen, dennoch nutzt man überall die Möglichkeiten der Digitalisierung. „Die BS hat ihre eigene Lösung, weil unsere Mitarbeiter vor Ort unterwegs sind, ebenso wie unsere Brandsachverständigen.“

Mit Konsequenz zur Effizienz

Die Digitalisierungsstrategie ­verfolgte dabei stets ein Ziel: mehr Effizienz. „Wir hatten früher viele Papierakte und ein eigenes Kellerarchiv. Wenn wir irgendwelche Dokumentationen benötigt haben, war das immer ein langwieriger und mühsamer Prozess.“ Heute sind die Lagerräumlichkeiten schon fast leer, die wenigen letzten Akte werden ­sukzessive digitalisiert. Die BS setzte dabei auf eine eigene Lösung, die auf einen Digitalisierungsgrad von 100 Prozent abzielt. „Wir haben alle Daten mobil zur Verfügung, die Software optimiert die Routen unserer Mitarbeiter, wir haben die Pläne digital und können Prüfungen ebenso digital direkt am Plan eintragen.“ Kommt der Kollege zurück ins Büro, sind bereits alle Daten übertragen. „Eines der wichtigsten Ziele war es, dem Kunden so schnell als möglich die Ergebnisse bzw. die Protokolle zu übermitteln.“ Auch bei der Baustoffprüfung muss der Kunde nicht lange auf die Daten warten. Kontroll-Lesungen der Berichte bzw. benötigte Unterschriften werden selbstredend digital eingeholt. Statt Hunderter Seiten Papier von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern zu lassen, ist dieser Prozess nun deutlich beschleunigt. Auch wenn es um das Thema „Freigaben bzw. Unterschriften“ geht. „Schon vor drei Jahren haben wir flächendeckend die digitale Signatur eingeführt. Die meisten Mitarbeiter haben eine Signaturkarte verbunden mit dem Dienstausweis. Parallel dazu nutzen wir auch die Handysignatur, über die alle Mitarbeiter verfügen.“ Das macht sich bezahlt. Der Vorsprung wurde vor allem während der Lockdowns deutlich. „Der Sprung ins Homeoffice war für uns kein Thema. Hat jemand eine Unterschrift benötigt, so hat er die in kürzester Zeit digital bekommen. Es war oft ganz witzig, wenn ich mitbekommen habe, wie andere Firmen damit umgingen. Sie mussten Dokumente einscannen und dann per Post zur Unterschrift schicken.“

Ins Homeoffice per Knopfdruck

Dass die BS schon sehr bald und vor allem konsequent das Thema „Digitalisierung“ verfolgt hat, ist für IT-Leiter Gruber stark von den Führungskräften abhängig. Sie trieben das Thema voran. „Das war sehr weitreichend gedacht und visionär.“ Die damit verbundene Effizienzsteigerung macht die BS auch ein stückweit konkurrenzfähiger, gerade dann, wenn Fachkräfte knapp sind. „Unsere Mitarbeiter sind viel weniger mit Papierkram belastet, und sie können schneller Ergebnisse liefern.“ Mitarbeiter, welche die Strategie voll mittragen und den Benefit am eigenen Leib spüren. Natürlich rüstete man das Personal dementsprechend aus. „Alle Arbeitsplätze sind durchwegs mit zwei Monitoren ausgestattet. Den einen benötigt man, um ein digitales Dokument zu lesen, auf dem anderem arbeitet man. Das ist bei uns Standard genauso wie Tablets für den Außeneinsatz.“ Aktuell arbeitet Gruber mit seinem Team daran, die letzten kleinen analogen Lücken zu schließen und die Unternehmenssoftware auch für andere Bereiche auszurollen, wo bisher noch mit Papier gearbeitet wird. „In ein bis zwei Jahren sind wir komplett papierlos.“

Digitalisierung: eine Frage der (Führungs-)Kultur

Und man forscht daran, künftig Simulationen einzusetzen: „Es gibt ein Projekt mit der TU Graz unter dem Titel ‚Rechnen statt Messen‘, wo man sich überlegt, ob man Brandversuche machen muss oder ob man das auch mit Simulationen schafft.“ Es ist mittlerweile das Mindset der BS, für neue Technologien offen zu sein und Potenziale auszuloten. Allerdings schränkt Gruber ein: „Man muss aufpassen, ob ein Hype ein Problem lösen kann.“ Digitalisierung an sich ist längst kein Hype mehr, sondern sollte so selbstverständlich zum Arbeitsalltag gehören wie das Ein- und Ausstempeln. Doch leider sind Beispiele wie diese die Ausnahme in Österreich – vielleicht können sie den einen oder anderen aber motivieren.