Elektronisches Fahrtenbuch: Fahrten einfach automatisch aufzeichnen

Die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten und sie betrifft zunehmend auch betriebliche Bereiche, die davon teils erheblich profitieren.
Autor: Weekend Online, 10.06.2022 um 04:17 Uhr

So auch die Logistik- und Transportbranche, denn dank der Digitalisierung ist es heute möglich, Arbeitsstunden digital zu erfassen oder ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Schlecht lesbare, handschriftliche Notizen gehören damit der Vergangenheit an, der Arbeitsalltag wird für Arbeitnehmer und Arbeitgeber erheblich erleichtert. Aber hat ein elektronisches Fahrtenbuch wirklich nur Vorteile oder gibt es auch Nachteile, auf die der Nutzer achten muss?

Zeiteffizienz ist in der heutigen Zeit wichtiger denn je

Egal ob im großen Unternehmen oder als Newcomer im Kleinbetrieb, Büroarbeit kann ein ernstes Problem werden, denn sie kostet Zeit. Dank modernster Digitalisierungsmethoden kann viel Zeit gespart werden. Das digitale Fahrtenbuch ist vor allem im Bereich Auto, Motor und LKW eine echte Erleichterung. Nie wieder lückenhafte Aufzeichnungen, unlesbare Handschriften oder vergessene Eintragungen. Ein automatisches GPS-Tracking für modernste Fahrtenerfassung lässt den Arbeitsalltag leichter werden.

Beim manuellen Führen eines Fahrtenbuchs muss jeder Kilometer exakt festgehalten werden. Schon hier fangen die Probleme an, denn wer denkt schon immer an alles? Eine einzelne vergessene Fahrt kann bei der Abrechnung, aber zu Schwierigkeiten führen, denn dann muss die Kilometerzahl rekonstruiert werden und schnell schleichen sich Fehler ein. Das handschriftliche Fahrtenbuch ist kompliziert und lästig, es besteht oft aus Schreibfehlern, kaum lesbaren Eintragungen und anderen Katastrophen Problemen, die eine sorgfältige Buchführung erschweren.

Die Vorteile des elektronischen Fahrtenbuchs im Überblick

Kommt es bei Fahrten mit einem Dienstfahrzeug zu einer Ordnungswidrigkeit, kann ein Fahrtenbuch zur Pflicht werden. Doch auch ganz ohne diese Anordnung macht die Führung Sinn, denn nur so kann kontrolliert werden, ob dienstliche Fahrzeuge auch wirklich nur im Dienst genutzt werden und ob die Fahrten effizient durchgeführt werden.

Wer schon länger in der Branche tätig ist, kennt das kleine Buch, was sich im PKW im Handschuhfach befindet und was meist schon bessere Tage gesehen hat. Hier schmiert ein jeder Fahrer mit dem nächstgelegenen Stift seine Fahrt ein, lesbar ist das oft nicht mehr. Wenn dann im schlimmsten Fall noch eine Tasse Kaffee verschüttet wird oder die Schrift aufgrund der Witterung kaum mehr lesbar ist, beginnt das Rätselraten zum Abrechnungszeitraum. Ein elektronisches Fahrtenbuch bringt viele Vorteile mit sich:

  • Es wird kein Stift mehr benötigt
  • Schreibfehler gehören der Vergangenheit an
  • Manuelle Eintragungen sind nicht mehr nötig
  • Einträge verbleichen nicht, sondern sind gespeichert
  • Die Dokumentation von Fahrten erfolgt zuverlässig und lückenlos
  • Es spart eine Menge Arbeitsaufwand

Digitales Fahrtenbuch auch für Dienstfahrten sinnvoll

Nicht nur für PKW-Flotten ist das elektronische Fahrtenbuch von großem Vorteil, auch für Kleinstunternehmen oder Selbstständige ist es sinnvoll. Durch die Nutzung eines solchen elektronischen Helfers können dienstliche Fahrten mit dem privaten PKW erfasst werden. Wichtig ist daher, dass das digitale Fahrtenbuch alle Anforderungen des Finanzamtes erfüllt, da es sonst zu Bußgeldstrafen kommen kann.

Wer als Kleinunternehmer, Angestellter oder Selbstständiger den Dienstwagen auch für private Fahrten verwendet, ist zur Zahlung von Steuern verpflichtet. Angestellte müssen zudem sogar für die Sozialversicherungsbeiträge aufkommen. In Deutschland gilt die sogenannte 1-Prozent-Pauschale, die besagt, dass rund 1 Prozent des Listen-Neupreises des genutzten PKWs privat als geldwerter Vorteil versteuert werden muss. Einzige Ausnahme sind elektronische Fahrzeuge, hier beträgt die Pauschale nur 0,5 Prozent.

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist gut geeignet, um die 1-Prozent-Pauschale zu umgehen, denn diese lohnt sich nicht immer. Lediglich Personen, die privat häufig mit dem Firmenwagen unterwegs sind und eine hohe Jahresfahrleistung aufweisen, profitieren davon. Für alle anderen sind gut geführte Fahrtenbücher die kostengünstigere Alternative.

Wichtig zu wissen: Wer bislang die 1-Prozent-Pauschale genutzt hat, kann nicht plötzlich wechseln. Das ist nur zu Jahresbeginn möglich, ab dann kann das elektronische Fahrtenbuch geführt werden. Es muss beginnend zum 1. Januar eines jeden Jahres permanent durchgängig geführt werden.

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?

Es gibt grundsätzlich drei Arten von elektronischen Fahrtenbüchern, die per App, in einem On-Board-System des Autos oder im Navigationssystem eingebaut sind. Mobile elektronische Fahrtenbücher können einfach und unkompliziert per Stecksystem angesteckt werden. Jede Fahrt wird dann automatisch elektronisch protokolliert, es sind keine Eintragungen mehr nötig. Nachdem die Hardware im Auto angeschlossen ist, verständigt sich diese mit der Software, welche die Daten direkt abspeichert.

Wichtig zu wissen: Der gesamte Datentransfer erfolgt verschlüsselt und anonymisiert.

Die Aufgabe des Fahrers besteht dann nur noch darin, die jeweilige Fahrt als private Fahrt oder berufliche Fahrt zu deklarieren. Entscheidend für die spätere Einreichung beim Finanzamt ist, dass die Fahrten lückenlos protokolliert und in drei Kategorien unterteilt werden:

  • Fahrten vom Wohnort zum Arbeitsort
  • Privatfahrten
  • Dienstliche Fahrten

Das elektronische Fahrtenbuch protokolliert für Dienstfahrten nicht nur das Datum, den Abfahrts- und den Ankunftsort, sondern auch den Kilometerstand zu Anfang und zu Ende der Fahrt. Auch die Reisestrecke wird exakt festgehalten und kann so dokumentiert werden.

Weniger Kosten, bessere Analysen – für jede Flotte geeignet

Das elektronische Fahrtenbuch ist finanzamtssicher und bietet damit sowohl in Deutschland als auch in Österreich die Möglichkeit, bis zu 25 Prozent Zeit einzusparen. Das manuelle Führen eines Fahrtenbuchs klingt zwar zunächst nicht besonders aufwendig, kann sich in der Praxis aber als Problem erweisen. Auch für größere Unternehmen sind elektronische Fahrtenbücher hilfreich, denn sie helfen dabei, den Fuhrpark zu analysieren. Hochwertige Tools sind mit einem Fahrtenberichtsmodell oder einem Performance-Modul ausgestattet, um die Effizienz des Fuhrparks zu ermitteln.

Dank modernster Technik ist das Fahrtenbuch überall vorhanden, ob per App auf dem Smartphone oder per Web auf dem Computer. Der Fahrtenbuchbericht kann per Knopfdruck für einzelne Fahrzeuge oder für die gesamte Flotte heruntergeladen werden. Die Übermittlung ans Finanzamt kann aber in den meisten Fällen schon heute elektronisch erfolgen, das ELSTER-System der Finanzämter ist auf digitale Übermittlungen eingestellt.

Fazit: Elektronische Fahrtenbücher sind kosten- und zeiteffizient

Egal ob Einzelperson, Freiberufler oder Angestellter, das manuelle Führen eines Fahrtenbuchs ist für die Menschen unangenehm.

Die damit verknüpfte Arbeit ist redundant und wird schnell zum Problem. Wenn die Mitarbeiter ihre Touren eine halbe Stunde vor Arbeitsschluss beenden, um ihre Fahrtenbücher zu führen, geht wertvolle Arbeitszeit verloren. Manipulationssichere, elektronische Fahrtenbücher führen sich ganz von selbst und können sogar Kundenbesuche automatisiert erkennen. Dabei lassen sich die intelligenten Systeme auf jeden Fuhrpark zuschneiden und können oft per Plug-and-Play direkt installiert und genutzt werden. Manipulationen der Fahrten, meist zum Nachteil des Arbeitgebers, sind dank der sicheren Speicherung aller Fahrten und GPS-Tracking nicht mehr möglich.