Mit diesen 7 Tricks wirst du zum Outlook-Profi

Die Meisten von uns verwenden MS Outlook zum Senden und Empfangen von E-Mails – Dabei kann das Programm weitaus mehr. Wir haben uns Tricks vom Profi geholt, um Zeit, Nerven und Kosten (für andere Programme) zu sparen.

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Foto: Purestock/thinkstock

Hadrian Zus ist ein echter Experte auf dem Gebiet: An der WIFI Sommerakademie in Niklasdorf, erklärt er den Teilnehmern wie man MS Outlook professionell zur Termin- und Aufgabenverwaltung nutzt. Wir haben ihn um ein paar Tipps gebeten.

Tipp 1: ToDo's gemeinsam verwalten

Über das Menü "Aufgaben" kann man seine eigenen Aufgaben verwalten, dies aber auch gemeinsam mit Kollegen tun. Dabei besteht die Möglichkeit, Kollegen Aufgaben zuzuweisen, die Aufgaben in Ordnern und Kategorien zu strukturieren, Fälligkeiten zu definieren und eine Benachrichtigungsfunktion für erledigte Aufgaben einzustellen.

Tipp 2: Spontane Ideen in Notizen eintragen

Ein Geistesblitz kommt meist dann, wenn man nicht damit rechnet - oder gerade an etwas ganz anderem arbeitet. Die Notiz-Funktion im Outlook kann dabei helfen, dass man die Idee nicht wieder vergisst. Diese ist schnell verfügbar, weil man Outlook ohnehin meist im Hintergrund geöffnet hat und ermöglicht es, die Idee schnell aufzuschreiben.

Tipp 3: Private Termine verwalten

Auch wenn man seinen Terminkalender für die Kollegen freigeschaltet hat, kann man ihn zum Eintragen von privaten Terminen nutzen. Es gibt nämlich die Möglichkeit, den Termin als privat zu markieren. Dann wird die Zeitspanne nur als "belegt" angezeigt - ohne nähere Details.

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Foto: buchachon/iStock/thinkstock

Tipp 4: Termine mit Aufgaben verknüpfen

Welche Aufgaben vor einer Besprechung noch erledigt werden müssen, kann man den Besprechungsteilnehmern ganz einfach mitteilen: Im Kalender einfach auf Einfügen - Outlook-Element klicken und dann die relevanten Aufgaben einfügen.

Tipp 5: Kalenderwochen anzeigen lassen

Auch das lässt sich umsetzen: Zu finden unter Datei - Optionen - Outlook-Optionen - Kalender - Anzeigeoptionen.

Tipp 6: Termine aus verschiedenen Wochen nebeneinander anzeigen

Sind in der KW 25 mehr Termine geplant oder in der KW 27? Um sich 2 Kalenderwochen nebeneinander anzeigen zu lassen, muss man nur die Strg-Taste gedrückt halten, während man die Termine direkt nacheinander anklickt. Funktioniert mit bis zu 14 Terminen nebeneinander bzw. 6 Wochen.

Tipp 7: Outlook-Kalender mit Google-Konto nutzen

Der Outlook-Kalender lässt sich unter Datei - Kalender speichern ganz einfach als .ics-Datei exportieren und damit in ein Google-Konto oder einen anderen Dienst importieren.